1. OBJET

Politique de confidentialité Application MyResid

La présente Politique de confidentialité, disponible sur le site internet et dans l’application MyResid, informe les utilisateurs sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées, utilisées, conservées et protégées dans le cadre de l’application, de sa console de gestion et du formulaire « Proposer MyResid ». Les traitements propres à la navigation sur le site vitrine et à ses cookies sont décrits dans l’information dédiée du site.

Santili Technologies attache une importance particulière à la protection de la vie privée de ses utilisateurs et s'engage à traiter leurs données personnelles dans le respect du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) ainsi que de la législation française applicable.

Cette politique complète les Conditions Générales d'Utilisation de MyResid.

2. RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Le responsable du traitement des données personnelles est :

Santili Technologies

SAS au capital de : 500 €

Siège social : 17 grande rue Cassebiau, 31620 Gargas

SIREN : 106736143

Courriel : contact@santili-technologies.fr.

3. QUELLES DONNÉES SONT COLLECTÉES ?

Dans le cadre de l'utilisation de MyResid, différentes catégories de données personnelles peuvent être collectées.

3.1 Données fournies lors de l'inscription

Les données recueillies à l’inscription comprennent le prénom, le nom, l’adresse électronique, les données d’authentification par e-mail et mot de passe ou via Google ou Apple, le code de la résidence, le bâtiment, le numéro d’appartement, le statut de locataire ou propriétaire et la fonction déclarée. L’acceptation des CGU et de la charte ainsi que le choix relatif à la newsletter sont enregistrés. Les mots de passe sont gérés par Firebase Authentication et ne sont pas stockés dans la base de MyResid.

Les champs obligatoires sont indiqués lors de l’inscription. Leur absence empêche la création du compte ou l’accès aux fonctionnalités concernées. Les autres informations sont facultatives.

Les informations relatives au logement sont déclarées par l’utilisateur, sous sa responsabilité, sans vérification systématique de leur exactitude.

3.2 Données du profil

L'utilisateur peut compléter son profil avec :

• une photo de profil ou un avatar ;

• ses centres d'intérêt ;

• les informations qu'il choisit librement de renseigner.

Ces informations sont destinées à faciliter les échanges entre les membres de la résidence.

Le métier peut également être renseigné de manière facultative.

3.3 Données générées par l'utilisation de l'application

Lors de l'utilisation de MyResid, les données suivantes peuvent être enregistrées :

• les publications ;

• les commentaires ;

• les messages échangés ;

• les signalements d'incidents ;

• les événements créés ;

• les participations aux événements ;

• les interactions avec les différentes fonctionnalités de l'application.

Les photos, réactions, favoris, blocages et signalements de contenus peuvent également être enregistrés. Chaque publication, commentaire et message est associé à un identifiant d’auteur et à sa date de création. Les publications conservent aussi leurs dates de modification et de suppression.

3.4 Données techniques

Afin d'assurer la sécurité et le bon fonctionnement du service, MyResid peut également collecter automatiquement certaines données techniques telles que :

• l’adresse IP, traitée dans les journaux techniques de Google mais non stockée dans la base applicative de MyResid ;

• les dates et heures de connexion ;

• les journaux techniques (logs) ;

• le type d'appareil utilisé ;

• le système d'exploitation ;

• la version de l'application ;

• certaines informations de diagnostic nécessaires à la maintenance et à la sécurité du service.

Ces données ne sont utilisées que pour assurer le fonctionnement, la sécurité et l'amélioration de MyResid.

Les données techniques comprennent également l’identifiant de notification et les identifiants techniques d’installation de l’appareil, la plateforme iOS ou Android, la présence en ligne, la dernière connexion et la dernière activité.

3.5 Données de contact et de gestion des résidences

Les coordonnées communiquées dans le formulaire « Proposer MyResid » sont utilisées pour répondre à la demande. Les fiches résidence peuvent comporter les coordonnées

du syndic et du gestionnaire. Les données proviennent de l’utilisateur, de son appareil, des administrateurs pour la gestion de la résidence et, le cas échéant, du fournisseur de connexion choisi.

4. POURQUOI SANTILI TECHNOLOGIES COLLECTE-T-ELLE VOS DONNÉES ?

Les données personnelles collectées par Santili Technologies permettent de fournir les services de MyResid, d’assurer leur sécurité, de répondre aux demandes de contact et, avec votre accord, d’adresser la newsletter.

Selon les cas, vos données peuvent notamment être utilisées afin de :

• créer et gérer votre compte utilisateur ;

• vous permettre d'accéder à votre résidence privée ;

• vérifier votre appartenance à une résidence cliente ;

• assurer le fonctionnement des espaces de discussion ;

• permettre la publication d'incidents, d'événements et de demandes d'entraide ;

• adresser des notifications relatives à la vie de votre résidence ou au

fonctionnement de votre compte ;

• assurer la sécurité de la plateforme et prévenir les utilisations frauduleuses ;

• répondre à vos demandes d'assistance ;

• améliorer les performances et les fonctionnalités de MyResid ;

• respecter les obligations légales et réglementaires applicables.

Santili Technologies s'engage à ne traiter les données personnelles que pour les finalités décrites dans la présente Politique de confidentialité.

5. SUR QUELLE BASE LÉGALE VOS DONNÉES SONT-ELLES TRAITÉES ?

La création du compte, l’accès à la résidence, les publications, les échanges et les notifications nécessaires au service reposent sur l’exécution des CGU acceptées par l’utilisateur.

La sécurité, la prévention de la fraude, la modération et les diagnostics techniques strictement nécessaires au fonctionnement du service reposent sur l’intérêt légitime de Santili Technologies à assurer un service fiable et sécurisé, dans le respect des droits des utilisateurs. La collecte des rapports de plantage par Firebase Crashlytics repose sur votre consentement facultatif, dans les conditions de l’article 11.1.

Certaines contributions peuvent être maintenues après le départ de leur auteur pour préserver la continuité des échanges, sur le fondement de l’intérêt légitime de Santili Technologies et des autres participants. Cette conservation reste limitée aux besoins des espaces concernés et soumise à l’exercice des droits décrits aux articles 9, 10 et 12.

La newsletter repose sur un consentement facultatif et distinct de l’acceptation des CGU, retirable notamment par le lien de désinscription. Les demandes de contact reposent, selon leur objet, sur des mesures précontractuelles prises à votre demande ou sur l’intérêt légitime à gérer les contacts professionnels.

Les traitements imposés par un texte reposent sur les obligations légales applicables. Lorsqu’un traitement nécessite un consentement, celui-ci est demandé séparément, pour une finalité précisée. Il peut être retiré à tout moment, sans remettre en cause les traitements réalisés avant son retrait.

6. QUI PEUT ACCÉDER À VOS DONNÉES ?

Selon leurs droits d’accès, les données sont accessibles :

• aux membres autorisés de la résidence, pour les profils et contenus visibles dans leurs espaces ;

• aux administrateurs habilités, pour la gestion des accès, des utilisateurs et des signalements, notamment le numéro d’appartement déclaré ;

• aux collaborateurs habilités de Santili Technologies et aux prestataires techniques, dans la limite des besoins d’hébergement, de maintenance, d’assistance, de sécurité et de notifications ;
  
  

• au syndic, lorsqu’un incident lui est transmis, uniquement pour les informations nécessaires à son suivi ;
  
  

• aux autorités compétentes lorsque la loi l’impose.

Les données transmises au syndic comprennent : contenu du signalement, pièces jointes et données identifiant son auteur.

Les données personnelles ne sont ni vendues ni louées à des tiers à des fins commerciales.

Les administrateurs de résidence peuvent gérer les accès, supprimer des publications et commentaires, traiter les signalements et exclure un résident. Ils n’ont accès ni aux e- mails ni aux messages privés des autres utilisateurs.

La console de Santili Technologies affiche les résidents, leurs noms, e-mails et résidences, les publications, les signalements et le suivi des résidences. Elle n’affiche pas les messages privés. Des accès techniques aux données peuvent néanmoins être nécessaires pour la maintenance, l’assistance ou la sécurité et sont réservés aux personnes habilitées.

L’hébergement et les services techniques sont assurés par Google Cloud/Firebase et MongoDB Atlas, sur des comptes dont Santili Technologies est titulaire. Firebase Authentication gère les connexions ; Firebase Realtime Database assure les messages en temps réel, la présence et les compteurs ; Cloud Storage for Firebase stocke les photos et documents ; Firebase Cloud Messaging assure les notifications ; Firebase Crashlytics fournit les rapports de plantage.

MongoDB Atlas conserve les profils, publications, commentaires, copies des messages et notifications. Brevo assure les e-mails de transmission d’incidents au syndic. Apple et Google interviennent également pour les connexions choisies et les notifications sur les téléphones ; leurs propres services peuvent relever de leurs politiques de confidentialité.

Les prestataires de développement, de maintenance et d’assistance technique habilités peuvent accéder aux données strictement nécessaires à leurs missions, pour le compte de Santili Technologies. Ces accès sont limités aux besoins d’intervention et doivent être encadrés contractuellement conformément aux exigences du RGPD.

6.1 TRANSFERTS HORS UNION EUROPEENNE

Les bases de données et sauvegardes, la messagerie en temps réel et les traitements serveur sont configurés en Belgique, dans la région Google europe-west1 pour les services Google concernés. Les photos et documents sont stockés dans l’Union européenne. Firebase Authentication traite les données de connexion aux États-Unis. Les notifications et rapports de plantage utilisent l’infrastructure mondiale de Google et peuvent entraîner des traitements hors de l’Espace économique européen.

Le Royaume-Uni bénéficie d’une décision d’adéquation de la Commission européenne. Les transferts vers les États-Unis peuvent être couverts par le cadre de protection des données UE–États-Unis pour les organismes certifiés et les traitements concernés. Les autres transferts sont encadrés par des garanties appropriées, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne et les mesures complémentaires nécessaires. Des informations ou une copie des garanties applicables peuvent être demandées à contact@santili-technologies.fr.

7. PENDANT COMBIEN DE TEMPS VOS DONNÉES SONT-ELLES CONSERVÉES ?

Santili Technologies conserve les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, dans le respect de la réglementation applicable.

Les durées opérationnelles de conservation sont les suivantes, sous réserve des obligations légales applicables :

• les données relatives au compte utilisateur sont conservées pendant toute la durée d'utilisation du compte ;

• les publications, commentaires, messages et photos restent dans les espaces concernés après la suppression du compte, sous la mention « Ancien résident », selon l’article 12, jusqu’à leur suppression ou à celle des données de la résidence ; hors conservation spécifique liée à un signalement, les contenus supprimés sont effacés des bases actives sous 30 jours, photos comprises ;

• les journaux serveur sont conservés pendant 30 jours ; les rapports Crashlytics sont conservés 90 jours avant le début de leur suppression des systèmes actifs et des sauvegardes de Google ;

les données d’une résidence résiliée sont supprimées 3 mois après sa suspension, y compris les publications et commentaires conservés à la suite d’un signalement, même si leur délai de 6 mois n’est pas écoulé ; les comptes sans rattachement à une autre résidence font l’objet d’un retrait de leurs informations directement identifiantes ;

les publications et commentaires signalés puis retirés sont conservés dans un espace accessible uniquement à la modération pendant 6 mois après la clôture du signalement, puis effacés ; ce délai peut être écourté par la suppression des données de la résidence selon la règle précédente ;

les messages privés ne peuvent pas être signalés dans l’application et ne bénéficient pas de cette conservation de 6 mois ; après leur suppression, ils suivent le délai d’effacement des bases actives de 30 jours ;

les informations d’authentification supprimées sont retirées des systèmes et sauvegardes de Firebase sous 180 jours après le déclenchement de leur suppression ;

les sauvegardes MongoDB Atlas sont conservées pendant 180 jours maximum ; des copies résiduelles de données supprimées peuvent subsister jusqu’à l’expiration des sauvegardes ;

le lien technique avec l’auteur est conservé tant que le contenu existe, puis pendant 30 jours après sa suppression ; les actions réalisées dans la console sont journalisées afin d’identifier l’auteur, l’action et la date.

• certaines données peuvent être conservées plus longtemps lorsque la loi l'impose ou lorsqu'elles sont nécessaires à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice.

MyResid peut conserver séparément les éléments encore disponibles nécessaires au respect d’une obligation légale, d’une demande officielle de préservation ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice, avec un accès restreint et pendant la durée nécessaire ou imposée. Cette conservation peut nécessiter une extraction spécifique avant l’effacement ; elle ne repose pas sur un blocage automatique de toutes les suppressions. Les données devenues inutiles sont supprimées ou réellement anonymisées.

Les coordonnées de contact sont conservées pendant le traitement et le suivi nécessaires de la demande. Les données de newsletter sont utilisées jusqu’au retrait du consentement ; une information minimale peut être conservée pour respecter une opposition aux sollicitations.

8. COMMENT VOS DONNÉES SONT-ELLES PROTÉGÉES ?

Santili Technologies met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d'assurer la sécurité, la confidentialité et l'intégrité des données personnelles.

Ces mesures visent notamment à prévenir :

• les accès non autorisés ;

• la perte accidentelle de données ;

• l'altération ou la destruction des données ;

• la divulgation non autorisée d'informations.

L'accès aux données est strictement limité aux personnes habilitées dans le cadre de leurs missions.

Les données sont chiffrées en transit par HTTPS/TLS et au repos par les services d’hébergement. Les requêtes applicatives sont authentifiées et limitées à la résidence de l’utilisateur avec vérification côté serveur. La console est réservée aux comptes autorisés. La vérification de l’e-mail est obligatoire, une authentification récente est exigée pour supprimer le compte et les comptes bannis sont désactivés. Les secrets techniques sont conservés hors du code et les sauvegardes de la base sont automatiques.

Malgré toutes les précautions mises en œuvre, aucun système informatique ne peut garantir une sécurité absolue. Santili Technologies s'engage toutefois à mettre en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer la protection des données personnelles.

9. QUELS SONT VOS DROITS ?

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• le droit d'accéder à vos données ;

• le droit de demander leur rectification lorsqu'elles sont inexactes ou incomplètes ;

• le droit de demander leur effacement lorsque les conditions légales sont réunies ;

• le droit de demander la limitation du traitement dans certains cas ;

• le droit de vous opposer à certains traitements ;

• le droit de recevoir vos données dans un format structuré lorsque ce droit est

applicable (portabilité) ;

• le droit de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

L'exercice de ces droits peut être limité lorsque la loi l'autorise ou l'impose.

Vous pouvez vous opposer à tout moment à la prospection commerciale et définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

10. COMMENT EXERCER VOS DROITS ?

Vous pouvez exercer vos droits en écrivant à contact@santili-technologies.fr.

En cas de doute raisonnable sur votre identité, seules les informations nécessaires à sa vérification pourront être demandées.

Une réponse vous sera apportée dans un délai d’un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois en raison de la complexité ou du nombre de demandes ; vous en serez informé dans le premier mois.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL sur www.cnil.fr ou par courrier au 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

11. QUI PEUT VOIR VOS INFORMATIONS ?

Les membres autorisés de votre résidence peuvent consulter votre prénom, votre photo ou avatar et les informations de profil que vous partagez. Vos publications et messages sont visibles par les personnes ayant accès aux espaces concernés.

Votre bâtiment et votre numéro d’appartement déclarés sont accessibles aux administrateurs habilités pour la gestion de la résidence. Ils ne sont pas affichés aux autres résidents, sauf si vous les partagez vous-même.

Votre adresse électronique n’est pas affichée aux autres résidents ni aux administrateurs de résidence. Les messages privés sont accessibles aux participants à la conversation.

Les accès techniques de Santili Technologies et de ses prestataires sont limités aux besoins décrits à l’article 6.

11.1 STOCKAGE LOCAL ET DIAGNOSTICS

L’application ne comporte aucun outil publicitaire ni de mesure d’audience. Elle utilise une session de connexion et une copie locale du profil pour l’affichage hors ligne. La console web utilise une session de connexion indispensable à son fonctionnement.

Firebase Crashlytics (Google) est désactivé par défaut. À la première ouverture de l’application, vous pouvez accepter ou refuser la collecte des rapports de plantage au moyen de deux boutons présentés au même niveau. Le refus n’empêche pas l’utilisation du service. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment dans Paramètres, section « Confidentialité ». Le retrait arrête les collectes futures sans remettre en cause les traitements antérieurs.

Si vous acceptez, Firebase Crashlytics traite les informations nécessaires au diagnostic des plantages, notamment le modèle de l’appareil, les versions du système et de l’application, les traces de plantage et des identifiants techniques d’installation. MyResid ne transmet à Crashlytics ni votre nom, ni votre e-mail, ni votre identifiant de compte MyResid. Les rapports et identifiants associés sont conservés 90 jours avant le début de leur suppression par Google, comme indiqué à l’article 7.

La présente politique couvre l’application, la console et les demandes « Proposer MyResid ». Les traitements et cookies propres au site vitrine font l’objet de son information dédiée.

12. QUE SE PASSE-T-IL SI VOUS SUPPRIMEZ VOTRE COMPTE OU QUITTEZ VOTRE RÉSIDENCE ?

Vous pouvez supprimer votre compte directement depuis l’application ou adresser une demande à contact@santili-technologies.fr. La confirmation dans l’application entraîne immédiatement la suppression de votre compte de connexion, de votre profil (nom, e- mail et photo de profil), de vos adhésions aux résidences, notifications, favoris, réactions, participations aux événements, blocages et données de présence. La suppression concerne les services utilisés par MyResid, notamment MongoDB, Firebase et Cloud Storage pour la photo de profil. Les délais résiduels des hébergeurs et des sauvegardes figurent à l’article 7.

Les publications, commentaires et messages déjà partagés, ainsi que leurs photos, ne sont pas automatiquement supprimés avec le compte. Ils restent dans les espaces auxquels ils appartiennent sous la mention « Ancien résident », sans photo de profil et avec un identifiant interne auquel aucun nom ni e-mail n’est associé. Les messages privés restent accessibles uniquement aux participants à la conversation. Les textes et photos peuvent néanmoins contenir des informations permettant de reconnaître leur auteur : cette mesure ne constitue pas une garantie d’anonymisation.

Vous pouvez supprimer les contenus lorsque la fonctionnalité le permet ou demander leur effacement à contact@santili-technologies.fr, y compris après suppression du compte. La demande est examinée conformément au RGPD, en tenant compte des droits des autres personnes et des obligations applicables.

Lorsque votre accès à une résidence est retiré, vous ne pouvez plus consulter ses espaces privés. Ce retrait n’entraîne pas nécessairement la suppression de votre compte.

Les données nécessaires au respect d’une obligation légale ou à la gestion d’un litige peuvent être conservées avec un accès restreint.

13. MODIFICATION DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

Santili Technologies peut être amenée à modifier la présente Politique de confidentialité afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, techniques ou fonctionnelles de MyResid.

En cas de modification substantielle, les utilisateurs en seront informés par tout moyen approprié avant l'entrée en vigueur de la nouvelle version.

La date de dernière mise à jour figure en tête de la présente Politique de confidentialité. La version en vigueur est celle publiée dans l'application MyResid.

14. CONTACT

Pour toute question relative à la présente Politique de confidentialité ou au traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter :

Santili Technologies

Courriel : contact@santili-technologies.fr

ENTRÉE EN VIGUEUR

La présente politique entre en vigueur à sa publication avec la version de MyResid intégrant le consentement aux rapports de plantage décrit à l’article 11.1.